PDF & PDF/X
PDF-Versionen und die Druckvorstufen-Norm PDF/X verstehen – von den Leitlinien über Boxen und Transparenzen bis zu Preflight und Formularen.
PDF/A, PDF/E, PDF/UA, PDF/VT und PDF/X im Überblick – wofür die ISO-Standards stehen und was sie leisten.
Leitlinien für den sicheren, „blinden" Datenaustausch – und die Unterschiede zwischen PDF/X-1, X-3, X-4, X-5 und X-6.
Richtig oder falsch? Teste dein Wissen über die Leitlinien von PDF/X.
MediaBox, BleedBox, TrimBox & Co. im interaktiven Diagramm erkunden und im Quiz festigen.
Warum Transparenzen Probleme machen können und was die Adobe PDF Print Engine damit zu tun hat.
Profile, Symbole und eigene Prüfregeln – stelle dein eigenes Preflight-Profil ein und entscheide, welche Fehler eine Software überhaupt finden kann.
Dokumenteigenschaften, visueller Datencheck und Ausgabevorschau – der letzte Blick vor dem Versand.
Verschiedene echte Formulare – erkenne Textfeld, Optionsfeld, Dropdown & Co. an ihrem tatsächlichen Aussehen.
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PDF ist nicht gleich PDF
PDF ist eine tolle Sache und erleichtert den Datenaustausch enorm. Aber je nach Einstellungen sind PDF-Dateien auf ganz unterschiedliche Schwerpunkte ausgelegt. Besonders im Printbereich sind die getätigten PDF-Einstellungen sehr wichtig, um auch im Druck die vom Kunden erwartete Qualität zu erhalten.
Warum es überhaupt Versionen gibt
Um die vielfältigen Einstellmöglichkeiten und die dadurch entstehenden Fehler zu minimieren, hat die ISO (International Organization for Standardization) diverse PDF-Versionen – also Voreinstellungen – eingeführt.
Der Rest dieses Labs
PDF/X ist für die Druck- und Medienbranche der mit Abstand wichtigste dieser Standards. Alle folgenden Module drehen sich deshalb um PDF/X – seine Regeln, seine Versionen und den kompletten Workflow bis zur druckfertigen, „blind" austauschbaren PDF-Datei.
Was bedeutet PDF/X?
Den ISO-Standard PDF/X gibt es in verschiedenen Versionen. Er legt fest, welche Einstellungen eine PDF-Datei beim Erstellen erhält. Bestimmte Variablen können trotzdem geändert werden, andere Einstellungen sind fest definiert. Eine PDF/X-Datei ist ein ganz normales PDF – allerdings erstellt nach einem strengen Satz von Leitlinien zugunsten einer sicheren Druckproduktion.
Leitlinien, die für alle PDF/X-Versionen gelten
• Alle benötigten Ressourcen müssen enthalten sein – Bilder und Schriften eingebettet, kein Rückgriff auf Ressourcen des Rechners
• CMYK-Farbraum und Sonderfarben sind erlaubt
• LZW-Komprimierung ist nicht zulässig – ZIP- und JPEG-Kompression dagegen schon
• Die Seitenrahmen bzw. -boxen müssen definiert sein
• Rastereinstellungen sind erlaubt, aber nicht zwingend
• Der Überfüllungsschlüssel muss gesetzt sein
• Kommentare sind nur außerhalb des Anschnittrahmens zulässig
• JavaScript, Hyperlinks usw. sind nicht zulässig
• Nur Composite-Dateien, keine vorseparierten Farbauszüge
• Verschlüsselung ist unzulässig
⚠️ Achtung bei der X-Zertifizierung
Bei der X-Zertifizierung wird nicht überprüft, ob die erstellte PDF-Datei Objekte oder Funktionen aufweist, die zu individuellen Fehlern führen können. So kann beispielsweise eine PDF/X-Datei ein Bild mit nur 100 dpi enthalten und trotzdem X-konform sein. Ein Preflight mit Adobe Acrobat ist dringend zu empfehlen, um die druckspezifischen Einstellungen, welche nicht durch PDF/X definiert sind, zu überprüfen.
Was PDF/X trotzdem nicht festlegt
Diese Parameter sind bewusst nicht Teil des Standards, weil sie je nach Druckverfahren variabel angepasst werden müssen – sie werden manuell eingestellt:
• Bildauflösung
• Namen und Eigenschaften von Druckfarben
• maximale Farbanzahl
• Beschnittzugabe
• Schnitt- und Passermarken
Klicke dich durch die Versionen – sie bauen zum Teil aufeinander auf.
X-5 und X-6 bauen auf X-4 auf: X-5 erlaubt zusätzlich mehrkanalige ICC-profilierte Inhalte, X-6 (seit 2020, auf Basis von PDF 2.0) gilt als technischer Nachfolger von X-4. In der Druckpraxis ist aber weiterhin PDF/X-4 der Standard, den so gut wie alle Layoutprogramme und Druckereien unterstützen.
Aussagen bewerten
Sechs Aussagen, zufällig aus einem größeren Vorrat gezogen. Tippe bei jeder auf richtig oder falsch – die Auflösung erscheint sofort direkt darunter.
Fünf Rahmen, ineinander verschachtelt
Boxen definieren im PDF die Seiteninformationen – der „digitale Nachfolger" der analogen Beschnittmarken. Klicke die Boxen an, um sie im Diagramm hervorgehoben zu sehen.
Reihenfolge von außen nach innen: MediaBox → CropBox → BleedBox → TrimBox → ArtBox. In Acrobat sind nur MediaBox (rot), BleedBox (blau) und TrimBox (grün) farbig gekennzeichnet.
Boxen-Quiz
Acht Fragen zu den fünf Boxen und ihrer Bedeutung.
Wie Transparenzen entstehen
Transparenzen entstehen, wenn in InDesign oder Illustrator die Deckkraft von Objekten verringert wird – die Objekte werden dann durchsichtig. Transparenzen können aber auch entstehen, wenn Photoshop-Dateien mit Transparenz in InDesign platziert oder „Effekte" wie beispielsweise ein Schlagschatten angewendet werden.
Das Problem für die Ausgabe
Ältere PostScript-Ausgabegeräte können transparente Objekte nicht ohne Weiteres ausgeben – dies ist nur mit der Adobe PDF Print Engine (APPE) möglich.
Adobe PDF Print Engine (APPE)
Die APPE ist eine Druckplattform-Technologie, aktuell in Version 7. Sie stellt die technische Intelligenz in Druckereien dar, um aus PDF-Dokumenten belichtungsfähige Rasterdaten zu erzeugen, und gilt als Nachfolger des eingestellten PostScript-Formats. Für Endkunden ist sie nicht erhältlich – OEM-Kunden wie Heidelberger Druckmaschinen (Prinect), Agfa (Apogee) oder Fujifilm (XMF) erhalten das Paket im Rahmen eines Lizenzabkommens. Die APPE kann nur PDF-Dokumente verarbeiten – PostScript-Dokumente müssen vorher ins PDF-Format gewandelt werden.
PDF/X und Transparenzen
Transparenzen werden in PDF/X erst ab Version PDF/X-4 unterstützt. PDF/X-1 und PDF/X-3 lassen keine Transparenzen zu – deshalb wird beim Export in eine dieser Versionen eine Reduktion der transparenten Bereiche durchgeführt: Die Transparenzen werden in einzelne Teile zerlegt und teilweise in Pixelbilder umgerechnet.
Warum diese Umwandlung nötig ist
PostScript-RIPs können keine Transparenzen verarbeiten. PDF/X-1 und PDF/X-3 wurden speziell auf die Verarbeitung mit PostScript-RIPs ausgelegt. Grafikprogramme haben sich in den letzten Jahren enorm weiterentwickelt, während PostScript hier nicht mithalten konnte. Deshalb müssen transparente Objekte für die Ausgabe so umgewandelt werden, dass ein PostScript-RIP sie verarbeiten kann – diese Umwandlung erfolgt aber nicht immer wie gewünscht und kann Veränderungen gegenüber dem ursprünglich erstellten Objekt zur Folge haben.
⚠️ Praxistipp
Im Idealfall sollte man Transparenzen nicht reduzieren. Um sicherzugehen, ist im Zweifelsfall eine Kontaktaufnahme mit der Druckerei erforderlich, damit geklärt werden kann, ob dort Transparenzen verarbeitet werden können. Wenn ja: PDF/X-4 oder höher! Wenn nein: PDF/X-1 oder X-3! Heutzutage wird in fast allen Druckereien die APPE eingesetzt – sie unterstützt den Einsatz von Transparenzen, sodass hier meist die PDF/X-4-Version verwendet werden kann.
Transparenzreduzierung beim Export
Wird beim Export in PDF/X-1 oder PDF/X-3 exportiert, werden keine Transparenzen unterstützt. Diese müssen deshalb reduziert werden, um sie auf einem PostScript-RIP korrekt ausgeben zu können. Hier sollte beim Menüpunkt „Transparenzreduzierung" unbedingt die Auswahl „Hohe Auflösung" gewählt werden – ansonsten kann es zu unschönen, pixelhaften Darstellungen kommen. Wird eine PDF/X-4 oder höher exportiert, ist dieser Menüpunkt inaktiv, da ab Version X-4 Transparenzen unterstützt werden und eine Reduzierung dieser Elemente nicht mehr notwendig ist.
Aussagen bewerten
Sechs Aussagen zu Transparenzen und APPE, zufällig gezogen. Tippe auf richtig oder falsch.
Was Preflight leistet
Das Preflight-Werkzeug ist ein wichtiges und sehr nützliches Tool für den Druckdatenaustausch in Adobe Acrobat. Damit lässt sich, anhand vordefinierter Prüfkriterien, das PDF auf etwaige Fehler hin überprüfen. Teilweise können diese auch direkt behoben werden. Denn nicht alle Fehler in einem Objekt lassen sich so ohne Weiteres visuell erkennen. Zu finden ist Preflight unter Anzeige → Werkzeuge → Druckproduktion → Öffnen.
Lupe und Schraubenschlüssel
Befindet sich vor dem Preflight-Profil eine farbige Lupe, kann das PDF-Dokument mit diesem Profil geprüft werden. Bei weißer Lupe ist eine reine Prüfung mit dem ausgewählten Profil nicht möglich. Befindet sich vor dem Profil ein grauer Schraubenschlüssel, verfügt es auch über Fix-up-Korrekturen. Ist der Schlüssel hingegen weiß, sind die Korrekturen deaktiviert.
Vorgefertigte Profile – und ihre Grenzen
Wird mit den vorgefertigten Profilen gearbeitet, stellt sich schnell heraus, dass diese viele Parameter prüfen, die für den Standard-Offsetdruck eigentlich nicht geprüft werden müssten. Der Preflight-Report wird dadurch schnell sehr umfangreich und unverständlich. Ein Profil wie „Bogenoffset (CMYK)" prüft z. B. nicht nur, ob sich das PDF grundsätzlich für den Bogenoffset eignet, sondern auch, ob es die PDF/X-1-Konformität erfüllt – das kann selbst bei einem „absolut fehlerfreien" Druck-PDF zu kryptischen Fehlermeldungen führen und User von der Preflight-Funktion abschrecken.
Eigenes Profil erstellen
1. Bearbeiten: Ein Standardprofil auswählen, das dem später selbst erstellten am ähnlichsten ist, und auf die Schaltfläche „Bearbeiten…" klicken.
2. Duplizieren: Die Originalprofile sollten nie verändert werden – ein Klick auf die beiden Quadrate unten links dupliziert das bestehende Profil.
3. Benennen: Unter „Name" wird das selbst erstellte Profil benannt, im Feld „Kommentar" wird der Prüfzweck beschrieben. Auch Verfasser und Gruppe lassen sich angeben.
Unter „Dokument", „Seiten", „Bilder", „Farbe", „Zeichensätze" und „Rendering" lassen sich einzelne Prüfregeln gezielt aktivieren, deaktivieren oder anpassen. Bei „Bilder" wird z. B. festgelegt, ab wann eine zu geringe Auflösung als Fehler angezeigt wird – als Minimalwert für hochwertigen Bogenoffsetdruck werden ca. 220 dpi genannt; die Auflösung ist direkt vom Ausgaberaster abhängig und sollte im Zweifel mit der Druckerei geklärt werden. Unter „Benutzerdefinierte Prüfungen" stehen ca. 200 weitere Prüfpunkte zur Verfügung, die sich per Klick ins Profil integrieren lassen.
⚠️ Wichtig
Auch die intelligenteste Software kann nicht alle Fehler in einer PDF-Datei aufspüren. Die Verantwortung liegt beim Ersteller. Daher bleibt nur zu sagen: prüfen, prüfen, prüfen!
Ergebnisse und Fehlerreport
Nach dem Prüfen wird das Ergebnisprotokoll angezeigt. Ein großes rotes X bedeutet, dass sich im Dokument noch Fehler befinden – mit der Funktion „Zeigen" lässt sich das fehlerhafte Objekt direkt im PDF identifizieren. Nicht jeder markierte Punkt ist dabei automatisch ein tatsächliches Problem – hier ist gesunder Menschenverstand gefragt. Ist die Prüfung fehlerfrei, kann der Prüfeintrag ins PDF eingebettet werden. Bei verbleibenden Fehlern ist es sinnvoll, einen Report zu erstellen: Acrobat versieht jedes auffällige Objekt mit einem „Notizzettel" – gelb für Warnungen, rot für Fehler, blau für Informationen.
Preflight-Werkstatt
Vier Kundenaufträge, vier verschiedene Anforderungen. Lies den Auftrag genau und stelle dein Preflight-Profil in allen Kategorien passend ein – Bildauflösung, Farbe, ICC-Profil, Gesamtfarbauftrag, Schwarzaufbau, Transparenz, Schriften, Schriftgröße, Linienstärke und leere Seiten. Prüfe anschließend, ob die eingereichten Dokumente durchgehen – oder wo es hakt.
Automatisiert oder nur manuell?
Nicht jeder Fehler in einem Kundendokument lässt sich per Preflight automatisch aufspüren – diese Unterscheidung ist auch prüfungsrelevant. Lies den gefundenen Befund und entscheide: Kann eine Preflight-Software das automatisch erkennen, oder braucht es dafür einen Menschen, der sich das Dokument in Ruhe ansieht?
Dokumenteigenschaften zuerst
Unter Datei → Eigenschaften → Beschreibung lassen sich zusätzliche Metadaten einer PDF-Datei einsehen. Es lohnt sich, hier direkt zu Beginn der Dateiüberprüfung einen Blick draufzuwerfen – enthalten sind z. B. die Erstellungssoftware, die PDF-Version und das Seitenformat.
Schriften prüfen
Unter Datei → Eigenschaften → Schriften lässt sich kontrollieren, ob die verwendeten Schriften eingebettet wurden. Steht bei einer Schrift „Eingebettete Untergruppe", sind nur die im Dokument tatsächlich verwendeten Zeichen eingebettet – für die Belichtung kein Problem, erschwert aber eine nachträgliche Textkorrektur. Wird dagegen das Wort „Ersatzschrift" angezeigt, wurde die Schrift beim Erstellen nicht korrekt eingebettet – ein echtes Problem.
Boxen sichtbar machen
Unter Bearbeiten → Einstellungen → Seitenanzeige lässt sich „Objekt-, Endformat- und Anschnittrahmen einblenden" aktivieren, um die Boxen des Dokuments anzuzeigen. „Lokale Schriften verwenden" sollte dabei unbedingt deaktiviert sein: Ist hier ein Haken gesetzt, verwendet Acrobat Schriften, die auf dem eigenen Rechner installiert sind – fehlt die Schrift im PDF, aber ist sie lokal installiert, wird der Text trotzdem korrekt angezeigt. Erst auf einem anderen Rechner ohne diese Schrift fällt der Fehler auf. Ebenfalls hilfreich: „Vorschau für Überdrucken" aktivieren, um Objekte zu erkennen, die irrtümlich auf „Überdrucken" stehen.
Visueller Datencheck
Es existieren Fehler in PDFs, die ein Preflight-Check nicht anzeigt – z. B. Objekte ohne ausreichenden Anschnitt, seitenüberlaufende Elemente mit Versatz oder im Layout vergessene Notizen und Hilfselemente. Diese Fehler können nur durch eine sorgfältige Sichtung erkannt werden. Bei doppelseitigen Dokumenten wie Büchern oder Zeitschriften lohnt sich die Zweiseitenansicht (Anzeige → Seitenanzeige), um Paginierung und Stand schnell zu prüfen.
Ausgabevorschau
Ein wichtiges Werkzeug für die visuelle Datenprüfung ist die Ausgabevorschau (Anzeige → Werkzeuge → Druckproduktion → Öffnen). Mit kalibriertem Monitor lässt sich das Farbprofil und/oder das Papierweiß simulieren, um einen Softproof zu erhalten. Bei aktiviertem „Überdrucken simulieren" lassen sich unter „Farbauszüge" alle Separationen einzeln ein- und ausblenden, um z. B. versehentlich überdruckende Objekte zu erkennen. Auch der Gesamtfarbauftrag lässt sich anzeigen – Bereiche über einem bestimmten Wert werden farbig markiert. Richtwerte für den maximalen Farbauftrag: Zeitungsdruck 240 %, Rollenoffset 300 %, Bogenoffset 330 %, Tiefdruck ca. 360 % (ProcessStandard Gravure).
Nicht-DeviceCMYK
Unter „Einblenden" lässt sich „Nicht-DeviceCMYK" wählen: Dann werden alle Objekte eingeblendet, die vor der Ausgabe noch konvertiert werden müssen – RGB- und LAB-Farben, aber auch CMYK-Bilder mit abweichendem, eingebettetem ICC-Profil. Wird nichts angezeigt, sind die Daten farbtechnisch in Ordnung.
Fehler beheben
Sollten sich Fehler in einer PDF-Datei befinden, ist es immer am besten, diese in den Originaldaten zu beheben. Farbkonvertierungen, Transparenzreduzierungen, Textänderungen und Bildmanipulationen lassen sich zwar auch innerhalb einer PDF-Datei ausführen, erfordern aber erhebliches Know-how und führen oft zu einer erhöhten Fehlerquote. Für Textänderungen unter „PDF bearbeiten" gilt: Der verwendete Font muss mit allen Zeichen eingebettet sein (nicht nur als Untergruppe), auf dem Rechner installiert sein, und das PDF darf nicht mit Schutzmaßnahmen gegen Bearbeitung gesperrt sein.
Zuschneiden-Werkzeug
Mit dem Zuschneidewerkzeug (Anzeige → Werkzeuge → PDF bearbeiten → Seite beschneiden) lässt sich die Seite beschneiden, z. B. um Passermarken zu entfernen. Im Fenster „Seitenrahmen festlegen" wählt man per Pop-up-Menü, welcher Rahmen beeinflusst werden soll – zur Auswahl stehen Beschnitt-Rahmen (MediaBox), Objekt-Rahmen (ArtBox), Endformat-Rahmen (TrimBox) und Anschnitt-Rahmen (BleedBox).
Aussagen bewerten
Sechs Aussagen zur letzten Kontrolle vor der Auslieferung, zufällig gezogen. Tippe auf richtig oder falsch.
Digitale statt analoger Formulare
PDF-Formulare können direkt am Rechner ausgefüllt und anschließend ausgedruckt oder per E-Mail versendet werden – auch die digitale Unterschrift ist möglich. Gegenüber analogen Formularen sind Inhalte immer leserlich, Eingaben lassen sich beschränken (z. B. auf Zahlen oder eine maximale Zeichenanzahl) und Pflichtfelder verhindern unvollständige Angaben. Erstellt werden Formulare in Acrobat unter Anzeige → Werkzeuge → Formular vorbereiten – automatisch erkennt Acrobat dabei viele Formularfelder in einem bestehenden Dokument.
Drei echte Formulare
Jede Runde erscheint eines von drei fertig gestalteten Formularen aus der Praxis – nach dem Zufallsprinzip: eine Schulungsanmeldung, ein Druckauftrag oder eine Reklamation. Zu jedem nummerierten Feld bekommst du eine Frage: Welcher Formularfeld-Typ steckt dahinter? Das aktive Feld wird im Formular blau hervorgehoben.
60 Sekunden, volle Konzentration
Eine Definition erscheint, du wählst den passenden Fachbegriff aus sechs Optionen. Über 30 Begriffe aus allen Modulen – richtige Antworten in Serie bringen zusätzliche Punkte.